Smart working, informativa sulla sicurezza con sanzione

Si parla sempre di smart working. Da possibilità scaturita dall’emergenza lo smart working ha visto succedersi nel tempo varie rivisitazioni e correzioni che hanno portato sempre di più ad una regolamentazione e ad un utilizzo ordinato e non generalizzato.

Infatti, in questa esposizione, vorrei riportare una normativa focale che seppur entrata in vigore il 7 aprile 2026, con l’entrata in vigore della Legge 11 marzo 2026, n. 34, riconduce espressamente l’obbligo di informativa sui rischi connessi alla prestazione resa in modalità agile al D.Lgs. 81/2008, il Testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro, che pochi o nessuno tengono conto, ma è focale e di grande peso.

Infatti, la modifica riguarda in particolare l’articolo 3 del Testo unico, nel quale viene inserito il nuovo comma 7-bis. La disposizione interviene sulla prestazione lavorativa svolta in modalità agile in ambienti che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro.

La novità interessa quindi direttamente le imprese che utilizzano il lavoro agile e impone una verifica della documentazione già predisposta.

Il punto da chiarire, secondo il mio modesto parere, è uno: non nasce il 7 aprile un obbligo completamente nuovo di informativa sui rischi. L’obbligo era già previsto dalla disciplina del lavoro agile. La novità del 2026 consiste nella sua espressa collocazione all’interno del Testo unico della sicurezza e, soprattutto, nel collegamento con il sistema sanzionatorio previsto dal D.Lgs. 81/2008.

Cosa prevede quindi la nuova disposizione? Prevede che il datore di lavoro, per la prestazione resa in modalità agile, assolva agli obblighi di sicurezza compatibili con tale modalità di esecuzione anche attraverso una informativa scritta con cadenza almeno annuale.
Destinatari sono il lavoratore e il Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (Rls).

L’informativa deve individuare i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione lavorativa.
La periodicità annuale diventa quindi un elemento da presidiare con attenzione. Non è sufficiente predisporre una informativa una tantum e conservarla nel fascicolo del dipendente: l’azienda deve organizzare un sistema che consenta di verificarne la scadenza e procedere all’aggiornamento.

La modifica normativa porta con sé una conseguenza pratica importante. Accordo individuale e informativa sulla sicurezza non sono la stessa cosa. Tale accordo disciplina la modalità di esecuzione del rapporto in lavoro agile e deve essere coerente con l’organizzazione aziendale, con gli strumenti utilizzati, con le modalità di svolgimento della prestazione e con le regole previste dalla normativa. Mentre l’informativa, invece, riguarda il profilo della salute e sicurezza.

Le aziende dovranno quindi evitare di considerare l’accordo individuale come sostitutivo dell’informativa.
La gestione corretta richiede una documentazione coordinata, nella quale contratto, organizzazione del lavoro, sicurezza e strumenti tecnologici siano coerenti tra loro.

È proprio sul contenuto dell’informativa che si concentra una delle principali attenzioni per le imprese. Il documento deve individuare i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione. Questo significa che l’informativa non dovrebbe essere trattata come un documento puramente formale, identico per qualsiasi lavoratore e qualsiasi organizzazione. L’obiettivo è fare in modo che l’informativa rappresenti effettivamente i rischi collegati alla modalità agile di esecuzione del rapporto.

Un altro profilo destinato ad assumere importanza in caso di verifica è quello della prova dell’adempimento. L’azienda dovrebbe poter dimostrare non soltanto di avere predisposto l’informativa, ma anche: quale documento è stato utilizzato, quando è stato consegnato, a quale lavoratore e quando è stata effettuata la trasmissione al Rls.

La conservazione delle ricevute e delle versioni dei documenti diventa quindi parte integrante della gestione dello smart working. Una corretta procedura aziendale dovrebbe prevedere un sistema di archiviazione che consenta di ricostruire nel tempo la storia dell’adempimento.

La nuova disciplina richiama anche gli obblighi relativi all’utilizzo dei videoterminali visto che una parte consistente del lavoro agile viene infatti svolta attraverso computer, notebook e monitor. Per queste attività assumono rilievo anche gli aspetti ergonomici e organizzativi della prestazione.

Il datore di lavoro, naturalmente, non dispone dello stesso controllo che può esercitare all’interno dei propri locali. Proprio per questo assumono particolare importanza informazione, istruzioni, strumenti adeguati e collaborazione del lavoratore.

Il Ministero del Lavoro ricorda, del resto, che il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore e che la tutela assicurativa INAIL opera anche per le prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali.

Come vi dicevo ha un grande impatto come vedete, e anche a voler semplificare adempimento è difficile alla luce anche delle sanzioni pesanti che vi espongo qui di seguito:

La Legge n. 34/2026 interviene anche sull’articolo 55 del D.Lgs. 81/2008, collegando espressamente alla violazione del nuovo obbligo informativo il relativo regime sanzionatorio.

Per il datore di lavoro e il dirigente è prevista la pena dell’arresto da due a quattro mesi oppure l’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro.
Cosa fare nel concreto per adempiere? La prima attività da svolgere è una verifica della situazione esistente. Occorre innanzitutto individuare tutti i lavoratori che svolgono la prestazione in modalità agile e verificare la presenza e la validità degli accordi individuali. Successivamente occorre controllare le informative sulla sicurezza già consegnate, verificandone contenuti, data, destinatari e periodicità.

Particolare attenzione deve essere dedicata alla prova della consegna e alla trasmissione al Rls. Infine, dovrà essere verificata la coerenza tra la documentazione relativa allo smart working e le altre procedure aziendali in materia di sicurezza, organizzazione del lavoro, utilizzo degli strumenti informatici e tutela dei dati.

Il nuovo intervento legislativo porta, dunque, il lavoro agile ancora più vicino alla gestione ordinaria della salute e sicurezza sul lavoro. La novità non consiste, dunque, nell’aver inventato una nuova informativa per lo smart working. La novità è aver portato espressamente quell’obbligo dentro il Testo unico della sicurezza, collegandolo a una sanzione specifica.

Per le aziende è il momento di controllare la documentazione esistente e, soprattutto, di verificare che ciò che è scritto nei documenti corrisponda a ciò che accade realmente nell’organizzazione del lavoro. Perché nello smart working, come nella sicurezza, il documento è importante. Ma la sua coerenza con la realtà lo è ancora di più.

Questo articolo vuole come vi dicevo portare alla luce una norma sottovalutata, ma che ha forte impatto, visto che ancora molti si avvalgono di questa realtà, ma senza il rispetto della norma, noi professionisti l’abbiamo portata a galla, ma tutti purtroppo la sottovalutano.

Mariani Dr. Cav. Luigi – Studio Associato di Consulenza del Lavoro Mariani dal 1930

associato Crippa Rag. Antonio Alessandro