Videocamere, GPS e intelligenza artificiale: quando il controllo sul lavoro supera i limiti della legge?

Con questo articolo voglio affrontare stavolta il mondo delle videocamere nelle attività e dei localizzatori sui veicoli aziendali, parlando anche dell’intelligenza artificiale che con i suoi algoritmi può arrivare ad analizzare le prestazioni dei dipendenti o riconoscere ed individuare molte situazioni delicate. La tecnologia chiaramente offre oggi nuovi strumenti alle imprese, ma il loro utilizzo deve rispettare regole precise. Ecco che cosa prevede la normativa e quali novità introduce l’intelligenza artificiale.

Qualche esempio? Una telecamera installata sopra la cassa di un negozio o un dispositivo GPS che permette di conoscere la posizione di un furgone aziendale. Un software che registra le attività svolte al computer. Oppure un sistema di intelligenza artificiale capace di elaborare dati e attribuire un punteggio alle prestazioni dei lavoratori.
Tutti questi strumenti molto diversi tra loro sono accomunati da una caratteristica: possono consentire al datore di lavoro di controllare, direttamente o indirettamente, l’attività dei dipendenti.

Il tema non riguarda soltanto le grandi aziende. Può interessare un piccolo negozio, un ristorante, un’impresa di trasporti, un ufficio o qualsiasi realtà che utilizzi strumenti tecnologici nell’organizzazione del lavoro.
Occorre però porsi la domanda: “fino a che punto è possibile controllare un lavoratore attraverso la tecnologia?”
La risposta arriva da una normativa che affonda le proprie radici nel 1970, ma che oggi deve confrontarsi con strumenti sempre più sofisticati. Il riferimento fondamentale è l’articolo 4 della legge n. 300 del 1970, il cosiddetto Statuto dei lavoratori, modificato nel 2015 dal Jobs Act.
La disposizione non vieta in modo assoluto l’utilizzo delle tecnologie di controllo, ma stabilisce condizioni precise, sia per garanzia, rispetto e in molti casi per privacy.
Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali possa derivare anche la possibilità di controllare a distanza l’attività dei dipendenti possono essere utilizzati esclusivamente per tre finalità:
– esigenze organizzative e produttive;
– sicurezza del lavoro;
– tutela del patrimonio aziendale.

La legge prevede inoltre una garanzia fondamentale: per installare questi strumenti occorre, di regola, un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o con la rappresentanza sindacale unitaria. Quando l’accordo manca o non sono presenti rappresentanze sindacali, è necessaria la preventiva autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Questa procedura riguarda anche le piccole imprese prive di rappresentanze sindacali.

Un aspetto spesso frainteso merita di essere chiarito: il consenso dei singoli dipendenti non sostituisce l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato.
Anche l’esposizione di un cartello che informa della presenza di telecamere non è sufficiente, da sola, a rendere legittimo l’impianto.
Non è invece prevista un’autorizzazione preventiva del Garante Privacy per la normale installazione di telecamere: il rispetto delle regole sulla protezione dei dati rimane comunque obbligatorio.
Prendendo in considerazione l’installazione delle telecamere nei luoghi di lavoro: non è sufficiente installarle per ragioni di sicurezza.
Andiamo “nel pratico”: pensiamo al titolare di un negozio che, dopo aver subito alcuni furti, decida di installare telecamere per proteggere la merce e gli incassi.
La tutela del patrimonio aziendale è certamente una delle finalità previste dalla legge. Tuttavia, se le videocamere possono riprendere anche il personale durante l’attività lavorativa, devono essere rispettate le garanzie dell’articolo 4., quindi la presenza di una finalità legittima non elimina, quindi, gli obblighi previsti dalla normativa.
Devono inoltre essere rispettate le disposizioni sulla privacy: le persone riprese devono ricevere un’informativa adeguata, le telecamere devono essere orientate in modo proporzionato allo scopo e le immagini devono essere accessibili soltanto a soggetti autorizzati.

Particolare attenzione va riservata anche ai tempi di conservazione. Non esiste una regola generale che autorizzi sempre a conservare le registrazioni per 72 ore. Secondo le indicazioni del Garante Privacy, in molte situazioni è sufficiente una conservazione di 24 o 48 ore. Tempi più lunghi possono essere giustificati dalle circostanze concrete, ma richiedono una valutazione della loro effettiva necessità, soprattutto quando superano le 72 ore.
Altra ipotesi se le videocamere trasmettono soltanto immagini in diretta ma senza la registrazione. Anche in questo caso possono applicarsi le norme sulla videosorveglianza e sui controlli a distanza. La semplice visualizzazione delle immagini costituisce infatti un trattamento di dati personali. Il Garante continua a intervenire su queste situazioni. In un provvedimento del 26 marzo 2026 ha esaminato il caso di un ristorante che aveva installato telecamere dopo un furto, senza le necessarie garanzie lavoristiche e senza adeguata informazione sulla videosorveglianza.

Passiamo ora ad esaminare i GPS sui veicoli aziendali: conoscere la posizione di un mezzo significa anche controllare chi lo guida? La questione si presenta con particolare frequenza nelle aziende di trasporto, logistica, assistenza tecnica e manutenzione. Un sistema GPS può essere utilizzato per organizzare gli interventi, individuare il veicolo più vicino a un cliente, gestire le consegne o migliorare la sicurezza. Ma conoscere la posizione di un veicolo può significare anche ricostruire gli spostamenti del conducente, gli orari, le soste e le pause.
Anche qui l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, con la circolare n. 2 del 7 novembre 2016, ha chiarito che i sistemi GPS sono generalmente considerati strumenti aggiuntivi rispetto a quelli necessari per svolgere la prestazione lavorativa.
Di conseguenza, quando consentono il controllo a distanza dei dipendenti, sono normalmente soggetti all’accordo sindacale o all’autorizzazione dell’Ispettorato.
Esistono situazioni particolari nelle quali la localizzazione costituisce uno strumento indispensabile per lo svolgimento dell’attività lavorativa, oppure è richiesta da specifiche disposizioni normative. In questi casi può trovare applicazione il differente regime previsto dal secondo comma dell’articolo 4.
Non è però sufficiente che il GPS sia installato su un mezzo aziendale per considerarlo automaticamente uno strumento indispensabile, anche in questo settore e strumento occorre operare con cautela e rispetto.
Anche le modalità tecniche del monitoraggio hanno importanza.
Nel maggio 2026 il Garante Privacy è intervenuto su un sistema che rilevava la posizione di veicoli aziendali ogni 60 secondi, consentendo anche di accedere alla localizzazione in tempo reale. Pur essendo stato stipulato un accordo sindacale, l’Autorità ha contestato la sproporzione del trattamento e l’assenza della necessaria valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
La presenza dell’accordo, quindi, non rende automaticamente lecita qualsiasi modalità di raccolta delle informazioni.

Il Garante ha indicato, tra le misure di tutela, la limitazione del monitoraggio continuo, la possibilità di disattivare di regola la localizzazione durante le pause e fuori dall’orario di lavoro, nonché la conservazione dei dati soltanto per il periodo necessario.
Ma la lista dei controlli e delle situazioni delicate oggi non finisce con gli strumenti fin qui esposti abbiamo anche smartphone, computer e software possono diventare strumenti di controllo.
Il controllo a distanza non passa necessariamente attraverso una telecamera o un localizzatore satellitare. Anche smartphone, tablet, computer, applicazioni aziendali e sistemi digitali possono raccogliere informazioni sull’attività lavorativa.
Qui la normativa introduce una distinzione importante.
L’ormai famoso articolo 4, secondo comma, esclude dalla procedura di accordo sindacale o autorizzazione gli strumenti utilizzati dal dipendente per la prestazione lavorativa e quelli destinati alla registrazione degli accessi e delle presenze.
Questo significa, ad esempio, che per il normale utilizzo di un computer aziendale o di un sistema di rilevazione delle presenze non è automaticamente necessario attivare la procedura prevista per le telecamere.
La distinzione, tuttavia, dipende dalle caratteristiche e dalle funzioni effettive del sistema.
Un’applicazione aggiuntiva che registra sistematicamente comportamenti, spostamenti o attività del dipendente non diventa automaticamente esente dalla procedura soltanto perché installata su uno strumento di lavoro.
In ogni caso, il lavoratore deve ricevere informazioni adeguate sulle modalità di utilizzo degli strumenti e di effettuazione dei controlli, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
La domanda che ora ci dobbiamo porre è: le informazioni raccolte possono essere utilizzate per contestare un comportamento al dipendente?
La risposta è sì, ma soltanto rispettando determinate condizioni e ponendo massima attenzione e rispetto.
Il terzo comma dell’articolo 4 prevede che le informazioni raccolte attraverso gli strumenti disciplinati dai primi due commi possano essere utilizzate per le finalità connesse al rapporto di lavoro, comprese quelle disciplinari, a condizione che il lavoratore sia stato adeguatamente informato sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e che siano rispettate le norme sulla protezione dei dati.
Non è quindi corretto affermare che le immagini o le informazioni del GPS non possano mai essere utilizzate per un procedimento disciplinare, possono, ma nei limiti e con il rispetto delle norme in materia.

È altrettanto scorretto ritenere che qualsiasi dato acquisito dall’azienda possa essere liberamente utilizzato. Occorre verificare la legittimità della raccolta, le finalità del trattamento, l’adeguatezza delle informazioni rese al dipendente e il rispetto delle ulteriori garanzie previste dalla legge.

Ricordiamoci che l’intelligenza artificiale cambia lo scenario: dalla registrazione alla valutazione dei comportamenti.
La diffusione dell’intelligenza artificiale introduce una nuova dimensione e porta a maggior rispetto, perché i limiti possono essere facilmente superati, occorre in questi casi ancora più verifiche e rispetto.
Una telecamera tradizionale riprende ciò che accade. Un sistema dotato di funzionalità avanzate può anche analizzare automaticamente le immagini, individuare determinati eventi e produrre segnalazioni.
Allo stesso modo, i dati raccolti attraverso sistemi digitali possono essere elaborati da software capaci di individuare schemi ricorrenti e generare indicatori relativi alle attività svolte. Nella gestione del personale l’intelligenza artificiale può essere impiegata, ad esempio, per analizzare candidature, organizzare compiti, supportare valutazioni delle prestazioni o elaborare informazioni sull’andamento delle attività.
Quando questi strumenti sono utilizzati per il monitoraggio dei dipendenti, alla disciplina lavoristica e alla normativa privacy si aggiungono le regole specifiche sull’intelligenza artificiale.
E’ fondamentale in questi casi tener conto della importantissima (e immensa) normativa dell‘AI Act europeo (Regolamento UE 2024/1689) che introduce regole differenziate in base ai rischi connessi ai sistemi utilizzati.
Tra le applicazioni considerate ad alto rischio dall’Allegato III rientrano, alle condizioni stabilite dal Regolamento, i sistemi di intelligenza artificiale destinati a selezionare candidati, valutare lavoratori, assegnare compiti sulla base di caratteristiche individuali o assumere decisioni relative alla gestione e alla cessazione dei rapporti di lavoro.
Una precisazione sulle date è fondamentale, i cambiamenti sono sempre all’ordine del giorno, dopo le modifiche introdotte nel luglio 2026 dal Regolamento UE 2026/1744, l’applicazione degli specifici obblighi dell’AI Act riguardanti questi sistemi ad alto rischio è prevista dal 2 dicembre 2027.
Ciò non significa che fino a quella data tali strumenti possano essere utilizzati senza regole: restano applicabili la normativa sul lavoro, il GDPR e le altre disposizioni già vigenti.
Alcuni divieti dell’AI Act, inoltre, sono operativi dal 2 febbraio 2025.

Tra questi figura il divieto di utilizzare sistemi di intelligenza artificiale per dedurre le emozioni delle persone nell’ambiente di lavoro, salvo le specifiche eccezioni previste per ragioni mediche o di sicurezza.
Una tecnologia destinata, ad esempio, a individuare automaticamente lo stato emotivo dei dipendenti attraverso l’analisi delle espressioni del volto deve quindi confrontarsi con questo preciso divieto europeo.
Ed in Italia cosa dice la normativa sull’intelligenza artificiale e la trasparenza verso i lavoratori, logicamente e correttamente anche il nostro stato è intervenuta sul tema con la legge n. 132 del 23 settembre 2025.
L’articolo 11 stabilisce che l’utilizzo dell’intelligenza artificiale in ambito lavorativo deve essere sicuro, affidabile e trasparente, nel rispetto della dignità umana, della riservatezza e del principio di non discriminazione.
La stessa disposizione richiama gli obblighi di informazione previsti dall’articolo 1-bis del decreto legislativo n. 152 del 1997.
In particolare, quando vengono utilizzati sistemi decisionali o di monitoraggio *integralmente automatizzati* con le caratteristiche previste dalla norma, il datore di lavoro è tenuto a fornire specifiche informazioni sul loro utilizzo, sugli aspetti del rapporto sui quali incidono, sul funzionamento e sui principali parametri utilizzati.
Anche il GDPR pone limiti alle decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sulla persona o incidano su di essa in modo analogamente significativo, ammettendo soltanto determinate eccezioni accompagnate da garanzie.
La questione assume particolare rilievo quando un sistema tecnologico non si limita a raccogliere informazioni, ma partecipa a decisioni che possono incidere concretamente sulla posizione professionale di un lavoratore.
Dobbiamo tener conto che una tecnologia sempre più avanzata, videosorveglianza, geolocalizzazione e intelligenza artificiale possono rispondere a esigenze organizzative, produttive e di sicurezza.
La loro legittimità, però, non dipende soltanto dallo scopo dichiarato dall’azienda, ma anche dalle modalità di funzionamento, dalle informazioni raccolte, dai tempi di conservazione e dalle garanzie assicurate ai lavoratori.
Prima di adottare un sistema tecnologico, l’impresa deve quindi verificare la finalità perseguita, gli eventuali obblighi di accordo sindacale o autorizzazione, la corretta informazione dei dipendenti, la proporzionalità dei dati trattati e la necessità di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.

Le violazioni possono comportare provvedimenti e sanzioni amministrative in materia di privacy e, nei casi previsti, anche conseguenze penali per l’inosservanza delle norme sui controlli a distanza.
Il quadro normativo conferma un principio: la possibilità tecnica di raccogliere informazioni sui lavoratori non equivale automaticamente al diritto di farlo.
Un principio che valeva per le prime telecamere installate nei luoghi di lavoro e che continua a trovare applicazione nell’epoca dei GPS, degli algoritmi e dell’intelligenza artificiale.
Sicuramente è un argomento molto ampio e dalle mille sfaccettature, io consiglio di leggere e di non dare nulla per scontato, sia per le installazioni che utilizzo ai fini sanzionatori affidatevi a persone esperte, è un settore molto delicato e i rischi sono tanti, siate prudenti e chiedete le dovute autorizzazioni, massimo rispetto della norma.

Mariani Dr. Cav. Luigi – Studio Associato di Consulenza del Lavoro Mariani dal 1930

associato Crippa Rag. Antonio Alessandro